Zarządzenie
Prezesa Fundacji Yak
z dnia 18 czerwca 2024 r.

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
I KLAUZULA INFORMACYJNA FUNDACJI YAK

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością statutową Fundacji, realizacją projektów edukacyjnych, organizacją warsztatów oraz współpracą z instytucjami i podmiotami finansującymi projekty.

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja YAK z siedzibą przy ul. Płockiej 75, 87-800 Włocławek, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000936702, NIP 888-315-32-19, REGON 520627720, zwana dalej „Fundacją”.
  2. Fundacja przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
  3. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w sprawie realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Fundacją pisemnie: Fundacja YAK, ul. Płocka 75, 87-800 Włocławek, lub pocztą elektroniczną: fundacjayak@gmail.com.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

  1. Fundacja prowadzi działalność statutową, w tym realizuje projekty edukacyjne, ekologiczne i społeczne, organizuje warsztaty oraz zajęcia z udziałem dzieci, młodzieży i osób dorosłych.
  2. W związku z realizacją projektów Fundacja ogranicza zakres zbieranych danych osobowych do informacji niezbędnych do organizacji, przeprowadzenia, udokumentowania i rozliczenia podejmowanych działań.
  3. W przypadku uczestników warsztatów, w szczególności dzieci i młodzieży, Fundacja nie prowadzi rozbudowanej rejestracji uczestników i nie wymaga podawania takich danych jak numer PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu czy adres poczty elektronicznej.
  4. W zależności od charakteru i wymogów danego projektu dokumentacja udziału w zajęciach może obejmować: a) liczbę uczestników; b) kategorię wiekową; c) datę, miejsce, temat i czas zajęć; d) nazwę szkoły lub placówki, jeżeli jest to niezbędne; e) imię i nazwisko uczestnika, jeżeli wymagane jest prowadzenie imiennej listy obecności.
  5. W przypadku zajęć organizowanych dla grup szkolnych obecność uczestników może być potwierdzana przez nauczyciela lub opiekuna grupy na liście obecności bądź innym dokumencie potwierdzającym przeprowadzenie zajęć.
  6. Jeżeli w ramach danego projektu uczestnik samodzielnie podpisuje się na liście obecności, Fundacja ogranicza zakres zbieranych od niego danych do imienia i nazwiska.
  7. W przypadku nauczycieli, opiekunów, osób prowadzących warsztaty, przedstawicieli szkół, partnerów projektowych oraz osób reprezentujących podmioty finansujące Fundacja może przetwarzać, w zakresie niezbędnym do współpracy: imię i nazwisko, nazwę reprezentowanej instytucji, stanowisko lub funkcję, służbowe dane kontaktowe oraz podpis na dokumentacji projektowej, jeżeli jest wymagany.
  8. Fundacja nie wykorzystuje danych uczestników warsztatów do tworzenia baz marketingowych, prowadzenia reklamy ani przesyłania informacji handlowych.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

  1. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Fundację w następujących celach:

a) Organizacja i realizacja projektów oraz warsztatów

Dane są przetwarzane w celu organizacji zajęć, potwierdzenia udziału uczestników, współpracy z placówkami oświatowymi oraz udokumentowania wykonanych działań. Podstawą prawną przetwarzania danych niezbędnych do udokumentowania udziału w zajęciach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na prawidłowej organizacji i dokumentowaniu realizowanych projektów, z uwzględnieniem praw i interesów uczestników, w szczególności dzieci. Fundacja ogranicza zakres przetwarzanych danych do informacji rzeczywiście niezbędnych do realizacji wskazanych celów.

b) Rozliczanie projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

Dane mogą być przetwarzane w celu potwierdzenia realizacji projektu, udokumentowania liczby uczestników, przygotowania sprawozdań, rozliczenia otrzymanych dotacji oraz wykazania prawidłowego wykorzystania środków finansowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na prawidłowym rozliczeniu przedsięwzięć, wykazaniu wykonania zobowiązań projektowych oraz ochronie przed ewentualnymi roszczeniami. W zakresie, w jakim określone przetwarzanie wynika bezpośrednio z obowiązujących Fundację przepisów prawa, podstawą prawną jest również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

c) Współpraca z nauczycielami, opiekunami, partnerami i instytucjami finansującymi projekty

Dane osób reprezentujących szkoły, placówki oświatowe, partnerów, instytucje publiczne oraz podmioty udzielające dofinansowania przetwarzane są w celu nawiązywania i prowadzenia współpracy, organizacji zajęć, bieżącego kontaktu oraz realizacji i rozliczania projektów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na realizacji jej działalności statutowej i prowadzeniu współpracy.

d) Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa

W przypadkach, w których Fundacja jest zobowiązana do przechowywania określonej dokumentacji lub udostępnienia danych uprawnionym organom na podstawie obowiązujących przepisów prawa, dane przetwarzane są zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z realizacją działalności statutowej oraz projektów Fundacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  1. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Osoba, której dane dotyczą, może wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 4. Przetwarzanie danych osobowych dzieci i młodzieży

  1. Fundacja przywiązuje szczególną wagę do ochrony danych osobowych dzieci i młodzieży uczestniczących w organizowanych przez nią przedsięwzięciach.
  2. Udział dziecka w warsztatach organizowanych dla grup szkolnych nie wiąże się ze standardowym obowiązkiem przekazywania Fundacji szczegółowych danych osobowych dziecka.
  3. Jeżeli wystarczające do udokumentowania przeprowadzonych zajęć jest potwierdzenie liczby uczestników przez nauczyciela lub opiekuna grupy, Fundacja nie wymaga sporządzania dodatkowej imiennej listy obecności dzieci.
  4. W przypadku konieczności prowadzenia imiennej listy obecności Fundacja ogranicza zakres zbieranych danych uczestników do imienia i nazwiska.
  5. Dane osobowe dzieci i młodzieży przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce.
  6. Dane uczestników warsztatów nie są wykorzystywane do profilowania, celów reklamowych ani tworzenia baz kontaktowych.
  7. Fundacja podejmuje działania mające na celu zapewnienie szczególnej ochrony danych osobowych małoletnich, w tym ogranicza dostęp do dokumentacji projektowej zawierającej ich dane wyłącznie do osób upoważnionych.
  8. Rodzice i opiekunowie prawni dzieci uczestniczących w warsztatach mogą kontaktować się z Fundacją w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych swoich podopiecznych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w § 1.

§ 5. Źródło pochodzenia danych osobowych

  1. Fundacja może pozyskiwać dane osobowe bezpośrednio od uczestników warsztatów oraz osób zaangażowanych w realizację projektów.
  2. Dane uczestników zajęć organizowanych dla grup szkolnych mogą być również przekazywane Fundacji przez szkoły, placówki oświatowe, nauczycieli lub opiekunów grup, w zakresie niezbędnym do organizacji i udokumentowania zajęć.
  3. Dane nauczycieli, opiekunów, przedstawicieli instytucji oraz osób współpracujących z Fundacją mogą być pozyskiwane bezpośrednio od tych osób albo od reprezentowanych przez nie szkół, placówek, instytucji i organizacji.
  4. Dane osób reprezentujących podmioty finansujące lub współrealizujące projekty mogą pochodzić z dokumentacji projektowej, korespondencji, zawartych umów lub zostać przekazane przez reprezentowany podmiot.

§ 6. Odbiorcy danych osobowych

  1. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Fundację, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.
  2. W związku z realizacją i rozliczaniem projektów dane osobowe mogą być udostępniane: a) instytucjom i podmiotom udzielającym Fundacji dofinansowania, w zakresie niezbędnym do rozliczenia projektów, weryfikacji działań i kontroli; b) organom i instytucjom uprawnionym na podstawie prawa; c) podmiotom świadczącym na rzecz Fundacji usługi księgowe, prawne, informatyczne lub związane z obsługą dokumentacji, w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług; d) partnerom współrealizującym projekty, jeżeli przekazanie danych jest niezbędne i istnieje odpowiednia podstawa prawna.
  3. W przypadku projektów finansowanych ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Toruniu Fundacja może udostępniać temu podmiotowi dokumentację projektową oraz dane osobowe niezbędne do wykazania prawidłowej realizacji przedsięwzięcia, rozliczenia otrzymanego dofinansowania i przeprowadzenia kontroli.
  4. Udostępnianie danych następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  5. Fundacja nie sprzedaje danych osobowych uczestników warsztatów ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim do wykorzystania w celach marketingowych.

§ 7. Dokumentacja fotograficzna i wizerunek uczestników

  1. W związku z realizacją projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Fundacja może sporządzać dokumentację fotograficzną potwierdzającą przeprowadzenie zajęć i wykonanie zaplanowanych działań.
  2. W przypadku gdy dokumentacja fotograficzna obejmuje możliwe do zidentyfikowania osoby, w szczególności dzieci i młodzież, Fundacja zapewnia odpowiednią podstawę prawną przetwarzania ich wizerunku.
  3. Publikacja zdjęć przedstawiających możliwe do zidentyfikowania dzieci, w szczególności na stronie internetowej Fundacji lub w prowadzonych przez nią mediach społecznościowych, odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, chyba że w konkretnym przypadku przepisy prawa przewidują inną podstawę rozpowszechniania wizerunku.
  4. Zgoda na publikację wizerunku jest odrębna od potwierdzenia udziału dziecka w warsztatach i nie stanowi warunku uczestnictwa w zajęciach.
  5. W przypadku braku odpowiedniej zgody Fundacja może wykorzystywać zdjęcia niepozwalające na identyfikację uczestników, np. przedstawiające materiały edukacyjne, efekty prac warsztatowych lub przebieg zajęć bez widocznych twarzy dzieci.
  6. Szczegółowe zasady publikacji wizerunku, w tym miejsca publikacji, cele wykorzystania oraz okres przechowywania materiałów fotograficznych, określane są w informacji przekazywanej osobom, których wizerunek dotyczy, lub ich rodzicom albo opiekunom prawnym.

§ 8. Okres przechowywania danych osobowych

  1. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
  2. Dokumentacja projektowa, w tym listy obecności i dokumenty potwierdzające przeprowadzenie zajęć, jest przechowywana przez okres wynikający z warunków realizacji i rozliczenia danego projektu, zawartej umowy o dofinansowanie oraz obowiązujących przepisów prawa.
  3. W przypadku projektu pn. „Warsztaty terenowe dla dzieci, młodzieży i dorosłych w rezerwacie przyrody Las Piwnicki”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Priorytetowego Edukacja Ekologiczna 2026, dokumentacja dotycząca przedsięwzięcia będzie przechowywana do końca 2027 roku, o ile obowiązujące przepisy prawa nie będą wymagały dłuższego okresu jej przechowywania.
  4. Dokumentacja innych projektów będzie przechowywana zgodnie z okresami wskazanymi w odpowiednich umowach o dofinansowanie oraz mających zastosowanie przepisach prawa.
  5. Dane osób współpracujących z Fundacją będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji współpracy, rozliczenia projektu oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  6. Po upływie właściwego okresu przechowywania dane osobowe są usuwane, niszczone lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane na podstawie przepisów prawa.

§ 9. Zasady zabezpieczenia danych osobowych

  1. Fundacja stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.
  2. Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe, w szczególności listy obecności uczestników warsztatów, przechowywana jest w zabezpieczonych miejscach, do których dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
  3. Dokumentacja elektroniczna zabezpieczana jest przed dostępem osób nieuprawnionych poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń informatycznych.
  4. Osoby współpracujące z Fundacją, które w związku z wykonywaniem powierzonych im obowiązków uzyskują dostęp do danych osobowych, zobowiązane są do zachowania ich poufności oraz przetwarzania danych wyłącznie w zakresie i celu określonym przez Fundację.
  5. Fundacja nie udostępnia publicznie imiennych list obecności uczestników warsztatów ani innych dokumentów zawierających ich dane osobowe.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Fundację, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności: a) prawo dostępu do swoich danych; b) prawo żądania sprostowania nieprawidłowych danych; c) prawo żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO; d) prawo żądania ograniczenia przetwarzania; e) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Fundacji; f) prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO; g) prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
  2. Realizacja poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych. W szczególności prawo do usunięcia danych może podlegać ograniczeniom, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.
  3. W przypadku danych osobowych osób małoletnich prawa związane z ochroną danych osobowych mogą być wykonywane przez ich rodziców lub opiekunów prawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  4. W celu realizacji przysługujących praw można skontaktować się z Fundacją za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 1 niniejszej Polityki.
  5. Każda osoba, która uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 11. Dobrowolność podania danych osobowych

  1. Podanie danych osobowych przez uczestników warsztatów organizowanych przez Fundację jest co do zasady dobrowolne.
  2. W przypadku projektów wymagających udokumentowania obecności uczestników podanie imienia i nazwiska może być niezbędne do potwierdzenia udziału w zajęciach, jeżeli taki sposób dokumentowania wynika z uzasadnionych wymogów realizacji lub rozliczenia danego projektu.
  3. W przypadku grup szkolnych, jeżeli pozwalają na to warunki danego projektu, potwierdzenie uczestnictwa może nastąpić zbiorczo przez nauczyciela lub opiekuna grupy, bez konieczności sporządzania imiennej listy obecności dzieci.
  4. Niepodanie danych osobowych niezbędnych do udokumentowania udziału w projekcie może uniemożliwić potwierdzenie udziału w sposób wymagany dla danego przedsięwzięcia.
  5. Podanie danych osobowych nauczycieli, opiekunów i innych osób zaangażowanych w realizację projektów może być niezbędne do prawidłowej organizacji zajęć, prowadzenia współpracy oraz przygotowania dokumentacji projektowej.

§ 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Fundacja nie wykorzystuje danych osobowych uczestników warsztatów ani osób zaangażowanych w realizację projektów do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

§ 13. Postanowienia końcowe

  1. Niniejsza Polityka ma na celu zapewnienie przejrzystości zasad przetwarzania danych osobowych przez Fundację YAK w związku z prowadzoną działalnością statutową, organizacją warsztatów oraz realizacją i rozliczaniem projektów.
  2. Fundacja może aktualizować treść Polityki w przypadku zmiany przepisów prawa, warunków realizacji projektów lub stosowanych zasad przetwarzania danych osobowych.
  3. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana na stronie internetowej Fundacji YAK.

 

Przejdź do treści